ÓRDENES DE TRABAJO

Una vez se han generado las órdenes de trabajo y éstas están ya están correctamente priorizadas, un mantenimiento basado en la condición en que se encuentran los equipos debe tener organizado algún sistema de planificación.

Este artículo está extraído del libro GUÍA 8 - MANTENIMIENTO PREDICTIVO, MANTENIMIENTO BASADO EN CONDICIÓN, de la Editorial RENOVETEC.

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Hay que recordar que el trabajo de planificación es un trabajo es un trabajo desarrollado por el subdepartamento de ingeniería del mantenimiento, aunque en algunas plantas es desarrollado directamente por el subdepartamento de ejecución, a quien se le entregan las órdenes ya priorizadas para que ellos planifiquen la ejecución. La ventaja de que sea ingeniería quien planifique es que deben unir, a las órdenes de trabajo de tipo correctivo generadas tras las inspecciones, las órdenes de trabajo relacionadas con las propias inspecciones a realizar: las que se refieren a las inspecciones detalladas y las que se refieren a las mediciones con equipos de medida fuera de línea.

Una vez dichas órdenes han sido planificadas, le sigue el proceso de preparación. Planificación indica la fecha, pero es necesario en primer lugar determinar qué se necesitará, y en segundo prepararlo. Preparación significa poner a disposición de los técnicos que van a efectuar la intervención los materiales, los medios y los procedimientos, si éstos se requieren. En algunos casos requiere además preparar permisos para acceder o para intervenir.

Preparar los materiales necesarios, y eso supone o bien recopilarlos en el almacén y preparar un ‘paquete’ con todo lo que se necesita y que está disponible en el almacén de repuestos, o bien realizar las compras que se requieran. El plazo de entrega de dichos repuestos puede modificar la planificación, por lo que los preparadores de materiales deben tener en cuenta los posibles cambios que pueden verse obligados a realizar en la planificación por las fechas de entrega.

Igualmente, la preparación de una orden de trabajo para su ejecución requiere preparar los medios necesarios. Si dichos medios son los medios personales que utiliza cada técnico, no será necesario preparar nada. Pero si se requiere utilizar medios comunes a todos los técnicos, normalmente almacenados en un almacén de herramientas debidamente custodiado y debidamente cuidado, habrá que seleccionarlas, pedir autorización para utilizarlas y comprobar que funcionan correctamente. Igualmente, si es necesario alquilar o disponer de algún medio que no se encuentre habitualmente en la planta, habrá que dar los pasos necesarios, como adquirirlo, alquilarlo o solicitarlo.
En organizaciones pequeñas, estas funciones no están claramente asignadas, y de hecho, una vez planificado es el propio ejecutor el que se encarga de preparar la orden de trabajo (materiales, medios y procedimientos, si se requieren). Pero en organizaciones de gran tamaño, si se busca eficacia, es necesario distribuir estas funciones para asegurar que los ejecutores tienen todo lo necesario para llevar a cabo sus trabajos, incluso ya colocado en el sitio. Esto agiliza enormemente las reparaciones, y sobre todo, especializa el nivel de conocimientos: los técnicos que se encargan de las reparaciones requieren de una formación y una preparación técnica que no es exigible a un preparador, por lo que consumir tiempo de trabajo valioso de un ejecutor en preparar lo necesario para llevar a cabo una orden de trabajo es un lujo que algunas organizaciones no desean soportar.

Pasos para crear OTs

La ejecución en sí misma depende de la propia naturaleza del trabajo, y aquí se distinguen diferentes tipos de ejecuciones:
- Los trabajos que no requieren parada de planta, área o sistema, y que pueden llevarse a cabo en cualquier momento.
- Los trabajos que requieren de la parada de un área, y que deben ser planificados en ventanas de mantenimiento, en momentos muy concretos.
- Los trabajos de taller, especialmente de reacondicionamiento y recuperación de materiales para ser reusados, y que requieren una planificación para saber en qué orden se va a intervenir en ellos, de acuerdo con los recursos con los que se cuenta.
- Los trabajos de emergencia, que requieren una intervención inmediata y que se deje lo que se esté haciendo.

Son en realidad cuatro tipos de trabajo que se diferencian fundamentalmente por el tipo de planificación que requieren y por el tiempo de intervención, además de por los conocimientos que deben tener los técnicos que las llevan a cabo. El subdepartamento de ejecución debe tener en cuenta estas diferentes especialidades y organizarse de acuerdo a ellas. En este sentido, habrá organizaciones que prefieran no compartimentar en exceso su personal, para evitar que una de esas secciones esté sobrecargada mientras otra está parada. Otras organizaciones prefieren tener claramente divididas las funciones aunque con cierta flexibilidad.

Es importante darse cuenta como un mantenimiento basado en condición no se organiza teniendo en cuenta las familias profesionales. Es posible que en la ejecución haya ejecutores más especializados en trabajos mecánicos o eléctricos, pero dicha especialización no es la base de la estructuración del mantenimiento tal y como se hace en las estructuras más clásicas vistas en el capítulo dedicado a los organigramas. La distinción entre mecánicos y eléctricos puede aparecer en estas secciones, de manera que para realizar trabajos en una ventana de mantenimiento puede requerirse personal con conocimientos eléctricos y personal con conocimientos mecánicos, de forma separada, o lo mismo en el taller o en los trabajos programables fuera de ventanas de mantenimiento. Pero la estructuración en familias profesionales no es el argumento principal de la organización del departamento, sino el tipo de trabajo que se realiza de acuerdo con la planificación.